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Archivsatzung der Stadt Sayda
vom 18.September 1996
Der Stadtrat der Stadt Sayda hat aufgrund von § 13 Abs. 3 des Archivgesetzes für den Freistaat Sachsen (SächsArchG) vom 17. Mai 1993 (SächGVBl. 24/93 S 449), zuletzt geändert durch Gesetz vom 25. Juni 1999 (SächsGVBl. 14/99 S. 398) und § 4 der Gemeindeordnung für den Freistaat Sachsen in der Fassung der Bekanntmachung vom 14. Juni 1999 (SächsGVBl. 13/99 S. 345), zuletzt geändert durch Gesetz vom 28.06.2001 (SächsGVBl 8/01 S. 426) in öffentlicher Sitzung am 18.09.1996 folgende Archivsatzung beschlossen:
Erster Abschnitt
Allgemeines
§ 1 Geltungsbereich
Durch diese Satzung wird die Archivierung von Unterlagen im Stadtarchiv Sayda sowie die Benutzung der Bestände des Archivs geregelt.
§ 2 Begriffsbestimmungen
(1) Archivgut sind alle archivwürdigen Unterlagen mit den zu ihrer Nutzung notwendigen Hilfsmittel. Zum Archivgut zählt auch Dokumentationsmaterial, das vom Stadtarchiv ergänzend gesammelt wird.
(2) Unterlagen sind insbesondere Urkunden, Amtsbücher, Akten, Einzelschriftstücke, Karten, Risse, Plane, Bilder, Filme, Tonbänder, maschinell lesbare Datenträger einschließlich der für die Auswertung der gespeicherten Daten erforderlichen Programme sowie andere Träger von Informationen.
(3) Archivwürdig sind Unterlagen, denen ein bleibender Wert für Gesetzgebung, Rechtsprechung, Regierung und Verwaltung für Wissenschaft und Forschung oder für die Sicherung berechtigter Belange betroffener Personen und Institutionen oder Dritter zukommt.
(4)Archivierung beinhaltet das Erfassen, Übernehmen, Bewerten, Verwahren, Erhalten, Erschließen sowie Nutzbarmachen und Auswerten von Archivgut.
Zweiter Abschnitt
§ 3 Aufgaben und Stellung des Archivs
(1) Die Stadtverwaltung Sayda unterhält ein Stadtarchiv.
(2) Das Stadtarchiv ist der Fachbereich für sämtliche Fragen des städtischen Archivwesens und damit zusammenhängende Fragen der Stadtgeschichte.
(3) Das Stadtarchiv hat die Aufgabe, das Archivgut aller städtischen Organe, Ämter, Einrichtungen, der unter städtischer Aufsicht stehenden Stiftungen, Körperschaften und Anstalten des öffentlichen Rechts, der städtischen Eigenbetriebe, an denen die Stadt beteiligt ist, zu archivieren. Diese Stellen haben Unterlagen, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr ständig benötigen, dem Archiv zur Übergabe anzubieten. Unabhängig davon sind alle Unterlagen jedoch spätestens 30 Jahr nach ihrer Entstehung dem Archiv anzubieten, sofern nicht Rechtsvorschriften oder Verwaltungsvorschriften der obersten Landesbehörden längere Aufbewahrungsfristen bestimmen.
Die Beauftragten des Archivs ist auf Verlangen zur Feststellung der Archivwürdigkeit Einsicht in die Unterlagen und die dazugehörigen Findhilfsmittel zu gewähren. Die Anbietungspflicht erstreckt sich auch auf die Unterlagen, die dem Datenschutz und dem Geheimschutz unterliegen, soweit Rechtsvorschriften nichts anderes bestimmen. Diese Aufgabe erstreckt sich auch auf Archivgut der Rechtsvorgänge der Stadt sowie auf Archivgut nach § 4 Abs. 2 SächsArchG, soweit keine anderen gesetzlichen Regelungen bestehen.
(4) Das Stadtarchiv kann auch Archivgut sonstiger öffentlicher Stellen archivieren. Es gilt diese Archivordnung, soweit keine anderweitigen Vereinbarungen oder Rechtsvorschriften dem entgegenstehen.
(5) Das Archiv kann auf Grund von Vereinbarungen oder letztwilligen Verfügungen auch privates Archivgut archivieren. Zu diesem Zweck können Depositalverträge abgeschlossen werden. Für dieses Archivgut gilt die Archivordnung mit der Maßgabe, dass besondere Vereinbarungen mit den Eigentümern oder besondere Festlegungen in letztwilligen Verfügungen unberührt bleiben. Soweit dem betroffenen Schutzrechte gegenüber der bisher speichernden Stelle zustehen, richten sich diese nunmehr gegen das Stadtarchiv.
(6) Das Archiv trifft die Entscheidung über die Archivwürdigkeit von Unterlagen in Abstimmung mit der aktenführenden Stelle, falls diese noch existiert und entscheidet damit über dessen dauernde Aufbewahrung oder dessen Kassation nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen. Die Vorschriften des 3 5 Abs. 4-8 SächsArchG sind entsprechend anzuwenden.
(7) Für die Behandlung von Rechtsansprüchen Betroffener ist § 6 SächsArchG entsprechend anzuwenden.
(8) Das Archiv hat das Verfügungsrecht über sämtliches dort verwahrtes Archivgut und ist für dessen Archivierung nach archivwissenschaftlichen Grundsätzen verantwortlich. Das Verfügungsrecht hinsichtlich des von anderen Rechtsträgern und Stellen übernommen Archivgut richtet sich nach den getroffenen Vereinbarungen. Das Archiv ist befugt, Unterlagen, deren Archivwürdigkeit nicht mehr gegeben ist, zu vernichten. Über die Vernichtung ist ein Nachweis zu fertigen und dauernd aufzubewahren. Das Archivgut ist nachhaltig vor Schäden, Verlust, Vernichtung oder unbefugter Nutzung zu schützen. Archivgut ist Bestandteil des Landeskulturgutes, seine Veräußerung ist verboten.
(9) Das Archiv unterhält und erweitert Sammlungen.
(10) Das Archiv betreibt und fördert die Erforschung der Stadtgeschichte.
§ 4 Auftragsarchivierung
Das Archiv kann Unterlagen übernehmen, deren Aufbewahrungsfristen noch nicht abgelaufen sind und bei denen das Verfügungsrecht den abgebenden Stellen vorbehalten bleibt (Auftragsarchivierung). Für diese Unterlagen gelten die bisher für sie maßgebenden Rechtsvorschriften fort.
Dritter Abschnitt
Benutzung des Archivgutes
§ 5 Grundsätze
(1) Jedermann, der ein berechtigtes Interesse geltend macht, kann nach Maßgabe dieser Satzung das Archivgut des Stadtarchivs benutzen, soweit sich aus Rechtsvorschriften oder Vereinbarungen mit derzeitigen oder früheren Eigentümern des Archivgutes oder sonstigen Berechtigten nichts anderes ergibt.
Zur Benutzung des Archivgutes ist eine Benutzererlaubnis erforderlich, die von der Stadtverwaltung Sayda, Hauptamt auf schriftlichen Antrag erteilt wird.
(2) Als Benutzung des Archivgutes gelten:
a) | Auskunft und Beratung durch das Archivpersonal, | |
b) | Einsichtnahme in die Findbücher und sonstige Findhilfsmittel, | |
c) | Einsichtnahme in Archivgut |
(3) Die Benutzung ist einzuschränken oder zu versagen, wenn:
a) | Grund zur Annahme besteht, dass das Wohl des Bundesrepublik Deutschland oder eines ihrer Länder gefährdet ist, | |
b) | Grund zur Annahme besteht, das schutzwürdige Belange Dritter entgegenstehen, | |
c) | Rechtsvorschriften über Geheimhaltung verletzt würden, | |
d) | der Erhaltungszustand des Archivgutes entgegensteht, | |
e) | ein nicht vertretbarer Arbeitsaufwand entstehen würde | |
oder | ||
f) | Vereinbarungen gegenwärtigen Eigentümern entgegenstehen. |
(4) Die Benutzung kann aus anderen wichtigen Gründen eingeschränkt oder versagt werden wenn:
a) | Grund zu der Annahme besteht, dass das Wohl der Stadt gefährdet würde, | |
b) | der Benutzungszweck anderweitig, insbesondere durch die Benutzung von Reproduktionen oder Druckwerken erzielt werden kann. |
(5) Die Benutzergenehmigung für das Archiv kann mit Nebenbestimmungen (z.B. Auflagen, Befristungen) versehen, eingeschränkt, versagt, widerrufen oder zurückgezogen werden, insbesondere wenn:
a) | der Antragssteller wiederholt oder in erheblicher Weise gegen die Archivordnung verstößt oder den Weisungen des Archivpersonals nicht Folge leistet, | |
b) | der Benutzer Urheber- und Persönlichkeitsschutzrechte sowie schutzwürdige Belange Dritter nicht beachtet. |
§ 6 Benutzerordnung
(1) Der Benutzerantrag ist schriftlich beim Archiv einzureichen und muss folgende Angaben enthalten:
- Name und Vorname des Benutzers,
- Anschrift,
- Thematik und Zweck der Archivierung,
- Auftraggeber.
Weiterhin muss im Antrag mitgeteilt werden, ob der Antragssteller noch Minderjährig ist.
(2) Minderjährige bedürfen zur Stellung des Benutzerantrages der schriftlichen Zustimmungskraft eines gesetzlichen Vertreters.
(3) Die Benutzererlaubnis ist auf andere Personen nicht übertragbar und gilt nur für das angegebene Arbeitsthema sowie für das laufende Kalenderjahr.
(4) Der Antragssteller hat sich auf Verlangen über seine Person auszuweisen.
§ 7 Direktbenutzung im Archiv
(1) Das Archivgut kann nur während der festgesetzten Öffnungszeiten im Benutzerraum unter Aufsicht des Archivpersonals eingesehen werden. Das Betreten der Magazine durch Benutzer ist untersagt.
(2) Die Benutzer haben sich im Benutzraum so zu verhalten dass kein anderer gestört oder belästigt wird. Beim Umgang mit dem Archivgut ist es insbesondere untersagt, im Benutzerraum zu rauchen, zu essen oder zu trinken. Kameras, Taschen, Mappen, Mäntel und dergleichen dürfen in den Benutzerraum nicht mitgenommen werden.
(3) Sämtliches für die Benutzung vorgelegtes Archivgut ist vom Benutzer sorgfältig zu behandeln. Veränderung der inneren Ordnung, Radieren, Schneiden, Durchpausen oder andere zustandsbeeinflussende Tätigkeiten sind untersagt. Nach Beendigung der Benutzung ist das Archivgut in ordnungsgemäßen Zustand zurückzugeben.
(4) Werden durch den Benutzer Schäden am Archivgut festgestellt, sind diese dem Archivpersonal unverzüglich anzuzeigen.
(5) Die Nutzung privater Computertechnik ist nur im Benutzerraum gestattet.
§ 8 Versendung des Archivgutes
(1) Auf die Versendung von Archivgut besteht kein Anspruch. Sie kann in begründeten Ausnahmefällen erfolgen, insbesondere wenn das Archivgut zu amtlichen Zwecken bei öffentlichen Stellen oder für Ausstellungszwecke benötigt wird. Die Verwendung kann von Auflagen abhängig gemacht werden.
(2) Archivgut kann zu nichtamtlichen Zwecken nur an hauptamtlich verwaltete Archive versandt werden, sofern sich diese verpflichten, das Archivgut in den Benutzerräumen unter Aufsicht nur dem Antragssteller vorzulegen, es archivfachlich einwandfrei zu verwahren, keine Reproduktionen anzufertigen und das Archivgut nach Ablauf der Ausleihfrist zurücksenden.
(3) Eine Versendung von Archivgut ist nur möglich, wenn sichergestellt ist, dass das Archivgut wirksam vor Verlust und Beschädigungen geschützt wird und der Ausstellungszweck nicht durch Reproduktionen oder Nachbildungen erreicht werden kann.
(4) Der Versand oder ein Ausleihen von Archivgut an Privatpersonen ist nicht gestattet.
§ 9 Haftung
(1) Der Benutzer haftet für die von ihm verursachten Verluste oder Beschädigungen des überlassenen Archivgutes sowie für die sonst bei der Benutzung des Archivs verursachten Schäden. Dies gilt nicht, wenn er nachweist, dass ihn kein Verschulden trifft.
(2) Der Archivträger haftet nur für Schäden, die auf Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit seiner Mitarbeiter beruhen. Die Haftung des Archivträgers nach dem Staatshaftungsgesetz bleibt unberührt.
§ 10 Auskunftserteilung
(1) Verbindliche Auskünfte werden im Regelfall nur schriftlich auf schriftliche Anfrage erteilt.
(2) Auskünfte erstrecken sich vor allem auf Hinweise zu Art, Umfang und Zustand der benötigten Archivalien.
Ein Anspruch auf die Bearbeitung von darüber hinausgehenden Anfragen besteht nicht, soweit nicht Rechte Betroffener im Sinne von § 3 Abs. 7 dieser Satzung in Verbindung mit § 6 SächsArchG berührt sind.
§ 11 Schutzfristen für Archivgut
(1) Das Archivgut wird im Regelfall dreißig (30) Jahre nach Entstehen der Unterlagen für die Benutzung freigegeben.
(2) Unterlagen, die besonderen Geheimhaltungsvorschriften unterliegen, dürfen erst sechzig (60) Jahre nach ihrer Entstehung benutzt werden.
(3) Unbeschadet der allgemeinen Schutzfristen darf personenbezogenes Archivgut erst zehn (10) Jahre nach dem Tod der betroffenen Person durch Dritte benutzt werden. Ist der Todestag nicht feststellbar, endet die Schutzfrist hundert (100) Jahre nach der Geburt der betroffenen Person.
(4) Die Schutzfristen nach Absätzen (1), (2) und (3) gelten nicht für Archivgut, das bereits bei seiner Entstehung zur Veröffentlichung bestimmt war.
(5) Die Schutzfristen gemäß Absatz (1) und (2) gelten nicht für Archivgut der Rechtsvorgänger des Freistaates Sachsen und der Funktionsvorgänger der Gerichte, Behörden und sonstigen öffentlichen Stellen des Freistaates Sachsen sowie aus der Zeit vom 8. Mai 1945 bis zum 2. Oktober 1990 für das Archivgut der ehemaligen staatlichen oder wirtschaftsleitenden Organe, der Kombinate, Betriebe, Genossenschaften und Einrichtungen. Dies gilt auch für Archivgut der Parteien, gesellschaftlichen Organisationen und juristische Personen.
(6) Amtsträger in Ausübung ihrer Ämter sind keine betroffenen Personen im Sinne des Absatzes (3).
(7) Mitarbeiter der in Absatz (5) genannten Stellen sind keine betroffenen Personen im Sinne des Absatzes (3).
(8) Die festgelegten Schutzfristen können im Einzelfall verkürzt werden, wenn es im öffentlichen Interesse liegt. Bei personenbezogenen Archivgut ist eine Verkürzung nur zulässig wenn die Benutzung für ein bestimmtes Forschungsguthabenerfolgt oder schutzwürdige Belange der betroffenen Person oder Dritter nicht beeinträchtigt werden oder das öffentliche Interesse an der Durchführung des Forschungsvorhabens die schutzwürdigen Belange erheblich überwiegt; soweit der Forschungszweck dies zulässt, sind die Forschungsergebnisse ohne personenbezogene Angaben aus dem Archivgut zu veröffentlichen.
(9) Eine Benutzung personenbezogenen Archivgutes ist unabhängig von den in Absatz (3) genannten Schutzfristen auch zulässig, wenn die Person, auf welche sich das Archivgut bezieht, oder im Falle ihres Todes ihre Angehörigen eingewilligt haben.
Die Einwilligung ist von dem überlebenden Ehegatten, nach dessen Tod von seinen geschäftsfähigen Kindern und wenn weder Ehegatte noch Kinder vorhanden sind, von den Eltern der betroffenen Person einzuholen.
Der Nachweis der Erforderlichen Einwilligung erfolgt durch Vorlage einer schriftlichen Einwilligungserklärung beim Archiv.
(10) § 10 SächsArchG ist für die einzuhaltenden Schutzfristen entsprechend anzuwenden.
§ 12 Benutzung von Archivgut kraft Übernahmevereinbarung
Für die Benutzung von Archivgut, welches auf der Grundlage von Vereinbarungen übernommen wurde, gelten die §§ 5 – 11, sofern keine abweichenden Vereinbarungen getroffen wurden.
§ 13 Auswertung und Veröffentlichung
(1) Der Benutzer hat bei der Auswertung des Archivgutes die Rechte und schutzwürdigen Belange der Stadt Sayda, die Urheberrechte und Persönlichkeitsrechte Dritter sowie deren schutzwürdige Interessen zu wahren. Belegstellen sind anzugeben.
Der Benutzer hat die Stadt Sayda von etwaigen Ansprüchen Dritter freizustellen.
(2) Werden Arbeiten unter wesentlicher Verwendung von Archivgut des Stadtarchivs Sayda verfasst, ist der Benutzer zur Abgabe eines Belegexemplars verpflichtet. Ist dem Benutzer die unentgeltliche Ablieferung des Belegexemplars – insbesondere wegen der niedrigen Auflage oder der hohen Kosten des Druckwerkes – nicht zumutbar, kann er dem Stadtarchiv ein Exemplar des Druckwerkes zur Herstellung einer Vervielfältigung für einen angemessenen Zeitraum überlassen. Dies gilt auch für Manuskripte.
(3) Beruht die Arbeit nur teilweise auf Archivgut des Stadtarchivs Sayda, so hat der Benutzer dem Archiv die Drucklegung mit den genauen bibliografischen Angaben anzuzeigen und ihm kostenlos Kopien der Entsprechenden Seiten zur Verfügung zu stellen.
§ 14 Reproduktion und Editionen
(1) Die Fertigung von Reproduktionen (Nachbildung einer Archivale) sowie deren Publikation und die Edition (Publikation von Quelltexten) von Archivgut bedarf der Zustimmung kommunalen Archivträgers.
Die Reproduktionen dürfen nur für den freigegebenen Zweck verwendet und unter Angabe der Herkunft und der Belegstellen veröffentlicht werden.
(2) Von jeder Veröffentlichung einer Reproduktion ist dem Stadtarchiv Sayda ein Belegexemplar kostenlos zu überlassen.
(3) Die Herstellung von Reproduktion fremder Archivalien, die sich im Besitz des Stadtarchivs befinden, bedarf der schriftlichen Zustimmung des Eigentümers.
(4) Verwendung von Archivgut für Reproduktion und Editionen sind gebührenpflichtig.
§ 15 Gebühren
Die Erhebung von Gebühren und Auslagen erfolgt auf der Grundlage der Gebührensatzung der Stadt Sayda für das Stadtarchiv Sayda.
§ 16 Inkrafttreten
Diese Archivsatzung tritt am Tage nach ihrer öffentlichen Bekanntmachung in Kraft.
Sayda, den 18.09.1996
gez.
H. Wagner (Dienstsiegel)
Bürgermeister
Hinweis nach § 4 Abs. 4 der Gemeindeordnung für den Freistaat Sachsen ( SächsGemO)
Nach § 4 Abs. 4 Satz 1 SächsGemO gelten Satzungen, die unter Verletzung von Verfahrens- und Formvorschriften der SächsGemO zustande gekommen sind, ein Jahr nach ihrer Bekanntmachung als von Anfang an gültig zustande gekommen.
Dies gilt nicht, wenn
1. die Ausfertigung der Satzung nicht oder fehlerhaft erfolgt ist,
2. Vorschriften über die Öffentlichkeit der Sitzungen, die Genehmigungen oder die Bekanntmachung der Satzung verletzt worden ist,
3. der Bürgermeister dem Beschluss nach § 52 Abs. 2 SächsGemO wegen Gesetzwidrigkeit widersprochen hat,
4. vor Ablauf der in § 4 Abs.4 Satz 1 der SächsGemO genannten Frist
a) die Rechtsaufsichtsbehörde den Beschluss beanstandet hat
oder
b) die Verletzung der Verfahrens- und Formvorschrift gegenüber der Gemeinde unter Bezeichnung des Sachverhaltes, der die Verletzung begründen soll, schriftlich geltend gemacht worden ist.
Ist eine Verletzung nach den Ziffern 3 oder 4 geltend gemacht worden, so kann nach Ablauf der in § 4 Abs. 4 Satz 1 SächsGemO genannten Frist jedermann diese Verletzung geltend machen.
Sayda, den 18.06.1996
gez.
H. Wagner (Dienstsiegel)
Bürgermeister
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